Actividad no. 4
Proceso de Investigación
Es un proceso que procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir cualquier situación administrativa que afecte o beneficie a la empresa, y se divide en 10 etapas:
1.- Reconocimiento de los problemas y autorización para realizar el estudio.
Cuando en las actividades de una empresa se detectan obstáculos que dificulten su avance, o bien se considera que la eficiencia en las actividades se encuentra por debajo de los niveles deseables, es el momento de aceptarlos y someterlos a la consideración de las autoridades a quienes corresponde decidir la investigación, tomando en cuenta las características de costo, tiempo y recursos que exija la investigación.
2.- Ubicación precisa del área en que se presentan los problemas.
La decisión para autorizar la investigación delimitará el área o áreas en que se presentan los problemas, así como las unidades que intervienen directamente o indirectamente con el mismo.
3.- Tipificación de los problemas.
En este punto se especifican los problemas administrativos que hay que investigar. El término problemas se usa para indicar una desviación, dificultad, limitación o situación que preocupa a los directivos y que desconocen cómo afrontarla, por dónde empezar y cómo proceder para seleccionarlos.
4.- Recopilación de información.
Con la recopilación de la información se inicia realmente la investigación administrativa. Esto implica la obtención de información de los hechos actuales, recopilando el mayor número de datos acerca del área objeto de la investigación.
Los principales medios de recabación de información de que se puede valer son: observación e inspección, documentos y archivos, cuestionario y entrevistas.
5.- Interpretación de los datos recabados.
Una vez terminado el proceso de recopilar la información actual de operar el área en cuanto a investigación, se deberá documentar todo el material en forma tabular o de gráficas existentes, procediendo a someterlos a su análisis, que permita conocer las causas con el fin de establecer alternativas de solución al problema en investigación, para un mejoramiento administrativo.
6.- Formulación del informe.
El acto final del diagnóstico está integrado por la redacción de un informe preciso y concreto acompañado de un plan de actuación donde se fundamenten los cambios propuestos para facilitar la toma de decisiones.
7.- Diseño del nuevo sistema administrativo.
La opción o propuesta seleccionada da luz verde para que se diseñe el nuevo sistema administrativo con el fin de solucionar los problemas previamente identificados.
8.- Programa de implantación.
Consiste en determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia de su realización. Asimismo, señalar fechas de iniciación y terminación de las actividades, y aquellas actividades en que estará disponible el personal, además del mobiliario, las instalaciones, los formatos de oficina, etc. Por último, el programa deberá fijar quién o quiénes serán los responsables de cada una de las actividades.
9.- Ejecución del programa de implantación.
Concluido el programa de implantación, se procederá a ponerlo en ejecución en la fecha determinada, sin olvidar de informar a quienes se vean involucrados en su operación para que puedan desempeñar la parte que les corresponde desarrollar dentro del proceso total.
10.- Evaluación del nuevo sistema administrativo.
Para evaluar la operatividad del nuevo sistema, es conveniente realizar revisiones periódicas para cerciorarse de que dicho sistema está efectuándose según lo establecido. Una evaluación programada ayuda a los administradores a eliminar fallas menores y a estabilizar el funcionamiento del sistema si se necesita una modificación importante.
Proceso de Investigación
Es un proceso que procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir cualquier situación administrativa que afecte o beneficie a la empresa, y se divide en 10 etapas:
1.- Reconocimiento de los problemas y autorización para realizar el estudio.
Cuando en las actividades de una empresa se detectan obstáculos que dificulten su avance, o bien se considera que la eficiencia en las actividades se encuentra por debajo de los niveles deseables, es el momento de aceptarlos y someterlos a la consideración de las autoridades a quienes corresponde decidir la investigación, tomando en cuenta las características de costo, tiempo y recursos que exija la investigación.
2.- Ubicación precisa del área en que se presentan los problemas.
La decisión para autorizar la investigación delimitará el área o áreas en que se presentan los problemas, así como las unidades que intervienen directamente o indirectamente con el mismo.
3.- Tipificación de los problemas.
En este punto se especifican los problemas administrativos que hay que investigar. El término problemas se usa para indicar una desviación, dificultad, limitación o situación que preocupa a los directivos y que desconocen cómo afrontarla, por dónde empezar y cómo proceder para seleccionarlos.
4.- Recopilación de información.
Con la recopilación de la información se inicia realmente la investigación administrativa. Esto implica la obtención de información de los hechos actuales, recopilando el mayor número de datos acerca del área objeto de la investigación.
Los principales medios de recabación de información de que se puede valer son: observación e inspección, documentos y archivos, cuestionario y entrevistas.
5.- Interpretación de los datos recabados.
Una vez terminado el proceso de recopilar la información actual de operar el área en cuanto a investigación, se deberá documentar todo el material en forma tabular o de gráficas existentes, procediendo a someterlos a su análisis, que permita conocer las causas con el fin de establecer alternativas de solución al problema en investigación, para un mejoramiento administrativo.
6.- Formulación del informe.
El acto final del diagnóstico está integrado por la redacción de un informe preciso y concreto acompañado de un plan de actuación donde se fundamenten los cambios propuestos para facilitar la toma de decisiones.
7.- Diseño del nuevo sistema administrativo.
La opción o propuesta seleccionada da luz verde para que se diseñe el nuevo sistema administrativo con el fin de solucionar los problemas previamente identificados.
8.- Programa de implantación.
Consiste en determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia de su realización. Asimismo, señalar fechas de iniciación y terminación de las actividades, y aquellas actividades en que estará disponible el personal, además del mobiliario, las instalaciones, los formatos de oficina, etc. Por último, el programa deberá fijar quién o quiénes serán los responsables de cada una de las actividades.
9.- Ejecución del programa de implantación.
Concluido el programa de implantación, se procederá a ponerlo en ejecución en la fecha determinada, sin olvidar de informar a quienes se vean involucrados en su operación para que puedan desempeñar la parte que les corresponde desarrollar dentro del proceso total.
10.- Evaluación del nuevo sistema administrativo.
Para evaluar la operatividad del nuevo sistema, es conveniente realizar revisiones periódicas para cerciorarse de que dicho sistema está efectuándose según lo establecido. Una evaluación programada ayuda a los administradores a eliminar fallas menores y a estabilizar el funcionamiento del sistema si se necesita una modificación importante.
